miércoles, 17 de agosto de 2016

Gestionar el tiempo y aprovechar la vida


Dijo Benjamin Franklin “Las tres cosas más difíciles de este mundo son: guardar un secreto, perdonar un agravio y aprovechar el tiempo”. Y sobre este último concepto vale la pena reflexionar. 

Muchos compañeros y amigos me preguntan que de dónde saco el tiempo para hacer tantas cosas (o eso les parece) y me invitan a que les cuente cuál es el secreto de la gestión del tiempo. No existe una fórmula mágica, pero en mi caso he llegado a aprender a no hacer nada que no me lleve a ninguna parte... y con el tiempo he llegado a intuir lo que no lleva a ninguna parte. 

Se ha escrito mucho sobre ello, y hace unos días pude compartir en un evento con una coaching ejecutivo empresarial y, con ello, revisar algo más este aspecto que no es intuitivo, sino que se mejora con las herramientas y aprendizaje necesario. 

Comencemos con algunas CARACTERÍSTICAS de la gestión del tiempo
1. Manejar bien el tiempo no es trabajar deprisa. 
2. La mayoría de personas no pueden resolver sus problemas de tiempo trabajando más horas. 
3. Los que se concentran en trabajar eficientemente no son los más eficaces. La eficacia, más que hacer las cosas bien, exige hacer lo que hay que hacer. 
4. Hacer varias cosas a la vez no es un uso eficaz del tiempo. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una cosa, terminarla y abordar otra con igual concentración. 
5. La mayoría de personas no tienen exceso de trabajo por las propias exigencias de su puesto. El tiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se desearía hacer, y es necesario elegir. 
6. Siempre se puede elegir en función de las prioridades. Siempre hay cosas más importantes que otras, por conducir más directamente a los objetivos. Y son éstas las que requieren prioridad. 
7. Todas las actividades diarias pueden ser planificadas. Aunque no es necesario respetar ciegamente esta planificación si luego surge una actividad alternativa de mayor interés. 
8. En general, no solemos saber en qué empleamos nuestro tiempo y cuáles son las causas que hacen que lo perdamos a veces. 
9. Los individuos más atareados y activos no son los que obtienen mejores resultados. Es evidente que, a igualdad de eficacia, una mayor actividad produce mejores resultados, pero una gran actividad, por si misma, no garantiza nada. 
10. La simplificación de tareas directivas no es una buena manera de ganar tiempo. 
11. Controlar el tiempo no lleva a perder oportunidades inesperadas pero interesantes. 
12. Manejar bien el tiempo no supone trabajar como un robot. La libertad se preserva con la elección deliberada del empleo de nuestro tiempo, y no dejándonos arrastrar por las circunstancias. 
13. Las personas de mayor responsabilidad no deben trabajar más tiempo para dar ejemplo. La responsabilidad, la dificultad o calidad del trabajo no se manifiestan por un mayor número de horas trabajadas. 
14. Mi responsabilidad no me exige estar siempre disponible para el que me necesite. La responsabilidad y disponibilidad son conceptos independientes. 
15. La calidad de las decisiones NO mejora por tomarlas con más tiempo. Una vez recogida la información suficiente, cuanto más tiempo se deje pasar, menos eficaz resultará la decisión. Nunca se dispondrá, por otra parte, de toda la información que se querría tener.
16. Delegando no se libera un montón de tiempo a corto plazo ni permite aliviar responsabilidades.
17. Hacerlo uno mismo no permite ahorrar tiempo, dirigir no es hacer las cosas uno mismo, sino conseguir resultados a través de un equipo.

Los ENEMIGOS de la Gestión del tiempo son:
- El error al presupuestar bien el tiempo
- La confusión de prioridades
- Los sumideros de tiempo
- El desorden
- Los ladrones del tiempo
- La falta de concentración
- La impuntualidad

Los AMIGOS de la Gestión del tiempo son: 
- Evitar posponer las tareas
- Reducir interrupciones
- Aprender a delegar
- Gestionar adecuadamente nuestro estrés
- Ser asertivos
- Optimizar nuestras reuniones: las justas, con hora de inicio y de fin (y ser puntuales en ello)

Y las TRAMPAS en la Gestión del tiempo son:
- El excesivo perfeccionismo
- No saber decir no
- Estar muy ocupado
- Dejar las cosas importantes para luego
- La adicción al trabajo
- La “excitación del riesgo”: “la prisa suele servir para ahorrar minutos…….después de haber malgastado horas”. 

Y todo ello nos lleva a un DECÁLOGO en la gestión del tiempo:
1. Decide a dónde quiere ir, es decir, tus objetivos
2. Planifica tus actividades para llegar allí
3. Asigna a cada actividad solo el tiempo justo
4. Comienza por la más importante
5. Sigue tu programa, salvo que surja algo más importante.
6. Hazlo ya, no lo dejes para luego
7. Concéntrate un solo asunto
8. Acaba lo que comiences
9. Haz el mejor uso de tu próximo minuto
10.Tómate tiempo para ti mismo: desarróllate, disfruta, vive.

Y con esta mejor gestión del tiempo, tendremos más tiempo para vivir. Porque como dijo Johann W. von Goethe: "Todos los días debiéramos preocuparnos por escuchar buena música, leer hermosos poemas, extasiarnos en lindas pinturas y hablar palabras razonables”. Y para ello, es clave que el trabajo no lo ocupe todo, ni en lo físico ni en lo mental. Porque cada día es un pequeño mundo y hay que aprovecharlo como si fuera el primero y el último. Y una buena gestión del tiempo nos aproxima más a un buen aprovechamiento de la vida.

Son muchos los documentos que nos pueden ayudar, y aquí dejamos un enlace de interés.